Ab wann darf ich ein Inkassounternehmen beauftragen?
21. November 2021 | Inkassounternehmen | Petra Gissinger
Grundsätzlich kann der Inhaber einer Forderung zu jeder Zeit ein Inkassounternehmen beauftragen, seine Forderung einzuziehen.
Die juristische Ausgangslage in der Schweiz
Das Schweizer Recht regelt im Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG) nur das gerichtliche Verfahren. Das diesem in der Praxis vorausgehende Mahnverfahren unterliegt den allgemeinen Regeln des Geschäftsverkehrs. So haben Inkassobüros auch keine besonderen Rechte, sie handeln als Teilnehmer am Geschäftsleben im Auftrag des Gläubigers.
Inkasso ist also nur eine Auslagerung eines notwendigen Teils der Debitorenbuchhaltung, die Verwaltung der Forderungen aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit.
Die Debitorenbuchhaltung
In den meisten Unternehmen steht die Buchhaltung am Rande des Geschehens. So gut wie überall wird hervorragend funktionierende Buchhaltungssoftware benutzt, die die Geschäftsvorfälle verbucht. Die Software gibt die Organisation vor und bestimmt die notwendige Zahl der Buchhaltungsmitarbeiter. Die Mehrzahl der Geschäftsleiter nimmt nur noch Zusammenfassungen in Form von Stichtagsbilanzen, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen zur Kenntnis.
Die Debitorenbuchhaltung fällt nur dann auf, wenn etwas Ungeplantes passiert, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt.
Offene Posten – ihre Bedeutung im Buchhaltungssystem
Wird eine Rechnung gestellt, wird Ihr Wert als Forderung gegen Kunden verbucht und ist solange bis die Rechnung beglichen wird, ein „Offener Posten“. Wird bezahlt, erhöhen sich die Forderungen gegen die Bank und reduzieren sich die Forderungen gegen Kunden. Der Zahlbetrag wird gegen den Aufwand verrechnet und erhöht entweder den Gewinn oder mindert den Verlust. Forderungen gegen Kunden sind in der Bilanz eine Vermögensposition.
Eine nicht bezahlte Rechnung muss ausgebucht werden: Das Unternehmensvermögen in der Bilanz mindert sich und der Verlust erhöht sich. Zugleich fehlt der Zugang bei den Forderungen gegen Banken: Es fehlt Liquidität. Den Einzelfall sollte ein Unternehmen verkraften, aber kein Unternehmen kann es sich auf Dauer leisten, auf einen Teil der Einnahmen zu verzichten.
Die Unternehmenspraxis
Die allgemein gebräuchliche Buchhaltungssoftware weist offene Forderungen gesondert aus. Diese bietet meist ein erstes Erinnerungsschreiben, eine erste Mahnung und eine zweite Mahnung mit dem Hinweis auf das gerichtliche Verfahren an.
Viele Unternehmen nutzen diese drei Stufen und dann – passiert oft nichts. Viele Forderungen werden als zu geringwertig eingestuft und die Kosten der Betreibung als zu hoch vermutet. Solange der Einfluss auf die Ertragssituation des Unternehmens gering ist, ist die Abwägung von Kosten und Nutzen zwar verständlich, aber bedenklich: Kein Unternehmen kann es sich leisten, in den Ruf zu geraten, dass es den Ausgleich seiner Forderungen nicht konsequent betreibt: Das gilt nicht nur im B2C-Bereich, sondern durchaus auch bei B2B.
Organisationsformen der Debitorenbuchhaltung
Die firmeninterne Debitorenbuchhaltung
Bei grösseren Unternehmen ist die Debitorenbuchhaltung, also der Eingang von Zahlungen, deren Verbuchung, die Debitorenüberwachung und das Mahnwesen meist völlig automatisiert. Menschliches Eingreifen ist meist noch für den Kundenkontakt und für die Einräumung von Sonderkonditionen vonnöten.
Kleine Unternehmen haben sehr oft keine klare Linie mit Umgang mit offenen Posten. Nicht selten bleiben sie nach Zahlungserinnerung und Mahnungen über längere Zeit unbearbeitet und werden irgendwann ausgebucht.
Standard bei grösseren Unternehmen ist im Umgang mit säumigen Zahlern aus dem B2C- Bereich die freundliche Zahlungserinnerung. Wird auf diese nicht geantwortet, folgt eine erste und dann eine zweite Mahnung. Der vierte Kontakt erfolgt in vielen Fällen bereits durch das Inkassobüro.
Diesen Ablauf strikt einzuhalten ist auch kleineren Firmen und Selbstständigen anzuraten.
Der zeitliche Ablauf sollte knapp gehalten werden. Bei einem Zahlungsziel von 10 Werktagen sollte nach 14 Tagen die Zahlungserinnerung erfolgen, nach weiteren 14 Tagen die 1. Mahnung mit Fristsetzung. Die Mehrzahl aller säumigen Zahler begleicht ihre Verbindlichkeiten mit dem Gehaltseingang zum Monatsanfang oder -ende, was bei Fristsetzungen berücksichtigt werden kann. Die zweite Mahnung enthält den Hinweis auf die Möglichkeit ein Inkassounternehmen zu beauftragen.
Vor dem Auftrag an ein Inkassounternehmen sollte in jedem Fall überprüft werden, ob der Kunde wegen einer Reklamation nicht bezahlt und dieser Vorgang die Debitorenbuchhaltung nicht erreicht hat. Grundsätzlich sollen nur solche Forderungen an ein Inkassounternehmen übergeben werden, die nicht bestritten sind. Des Weiteren kann es dem Geschäftsinteresse widersprechen, wenn sehr gute Kunden plötzlich Post vom Inkassobüro erhalten. Eine Abwesenheit von zu Hause von zwei oder drei Monaten ist vor allem bei älteren Personen durchaus einzukalkulieren.
Eine gute Debitorensoftware berücksichtigt die Umsätze in der Vergangenheit und kennzeichnet die Kunden entsprechend. Allerdings sind auch Betrugsfälle bekannt, bei denen durch aufeinanderfolgende, korrekt abgewickelte Bestellungen Vertrauen aufgebaut worden ist, dass dann mit einer Grossbestellung ausgenützt wurde. Das Problem kennen auch Kreditkartenunternehmen, bei denen der Kreditrahmen vom System mit den steigenden Umsätzen angepasst wird.
Die Forderungen, mit deren Einzug ein Inkassounternehmen beauftragt wird, sind meistens unbesichert und stammen aus Vertragsverhältnissen, die „Auf Rechnung“ abgewickelt werden sollten. Bei besicherten Forderungen muss das Prozedere im Einzelfall entschieden werden.
Die Auslagerung der gesamten Debitorenverwaltung
Eine Reihe von Inkassounternehmen übernimmt die Überwachung und Abwicklung im Auftrag von Unternehmen. Dabei ist für den Kunden zunächst nicht ersichtlich, dass die Zahlungserinnerungen und Mahnungen nicht innerhalb der Firma erstellt wurden. Die Zahlungen sind auch zunächst auf ein Firmenkonto zu leisten. Das Inkassobüro tritt erst nach dem üblichen Mahnverfahren offen auf.
Diese Lösung ist in vielen Fällen kostengünstig und effizient. Ein Anruf bei inkassoregister.test informiert Sie, welche Inkassobüros in Ihrer Nähe diese Dienste anbieten.
Das richtige Inkassounternehmen beauftragen
Das Inkassobüro sollte zum Unternehmen passen. Der überwiegend lokal tätige Handwerksbetrieb benötigt einen Inkassopartner mit Orts- und Branchenkenntnissen. Der Onlineshop, der schweizweit und/oder international versendet, bedarf der Unterstützung eines ebenso agierenden Inkassounternehmens.
Die Spezialisten bei inkassoregister.test ermöglichen es, das Inkassounternehmen zu beauftragen, das für Sie den grössten Erfolg verspricht.